频繁的视频会议加剧了会议疲劳

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配备视频会议专用网络摄像头的显示器插图

视频会议是在疫情期间实现远程办公的技术之一。没有视频会议技术,企业就无法轻松维持远程办公或考虑混合办公模式。另一方面,经过一年多的远程办公和频繁的视频会议,许多人已经准备减少花费在视频会议上的时间。但是问题出在视频会议本身还是我们如何使用它

这个系列包含两部分。在第一部分,我们探讨为什么线上会议对人们的影响与电话会议不同,以及如何减少要参加的线上会议数量。在第二部分中我们将探讨应对会议疲劳的具体策略

了解导致视频疲劳的原因

我们已经知道这样一些事实。办公室员工普遍认为,无休止的视频通话让人筋疲力尽,而且相关研究支持此看法。这个现象非常普遍,以至于“Zoom 疲劳”一词伴随着 Zoom 的普遍使用而成为一个常用短语,用于描述一整天连续进行视频会议所带来的感觉。

更准确的说法是“线上会议疲劳”https://whatis.techtarget.com/definition/Zoom-fatigue-virtual-meeting-fatigue。而且这是一个值得注意的问题。

Joe Allen欧洲工商管理学院 (INSEAD) 商学院教授 Gianpiero Petriglieri 认为线上会议疲劳的原因是人们被迫更多地关注非语言线索例如音调和语调、面部表情和肢体语言。会比在面对面的环境中更努力地工作。https://en.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue

这一理论得到了罗森博士的研究的支持。斯坦福大学的 Jeremy Bailenson 博士得出的结论是线上会议疲劳的主要原因是“眼睛过度凝视每天有很多小时看到自己的影子长时间被束缚在一个物理位置以及解读非语言暗示。”https://www.cnbc.com/2021/05/25/firms-are-dialing-back-on-video-calls-to-avoid-zoom-fatigue.html

在 COVID-19 疫情之前,这种“状况”并非普遍的问题。对于刚开始远程办公以及第一次居家办公的员工来说,视频会议是生命线,可以让他们获得一种重回常态的感觉,并可与同事保持互联协作。

但是,这会否是物极必反?这里用一个类比来加以说明。

参加视频会议的人物插图

会议疲劳与电子邮件超载非常类似

要了解线上会议疲劳的问题以及潜在的解决方案,我们可以思考一下电子邮件在现代办公环境中的作用。

我们都知道电子邮件会让人感到焦虑和难以应对。源源不断的电子邮件会对工作效率产生负面影响。

但解决方案并非停止使用电子邮件。因为我们同时也认识到它对常规业务和交流意义重大。相反,合适的解决方案可能是学会何时使用和不用电子邮件。

例如,并非每次交流都必须使用电子邮件。通常,使用便捷的短信、聊天或电话功能已经绰绰有余,这有助于避免冗长的电子邮件会话。诸如此类的策略有助于人们管理电子邮件,避免超载情况。

同样的通用原则适用于视频会议。 

展示会议日历的显示器插图

更周到地使用视频会议的方式

我们已清楚视频会议的重要性,知道它会持续存在。但我们也知道,我们需要更好地管理视频会议的数量和我们的参与情况,以避免感到疲劳倦怠。

在安排视频会议之前,我们都可以采取的一个步骤是询问会议是否有必要。是否可以通过聊天功能、Slack、Google 文档、Microsoft Teams 甚至电子邮件等非同步方式处理该事项?

在决定是否需要视频会议时,需要考虑以下几个标准:

  • 您是否有许多无法通过电子邮件轻松解决的复杂问题?
  • 是否需要进行小组讨论以达成共识?
  • 您是否需要即时反馈,等不及电子邮件回复?
  • 对于无法亲自会面的人员,这是否有利于建立融洽关系?
  • 您是否需要在实时论坛中分享或讨论视觉信息,例如设计理念?
 
如果对上述一个或多个问题的回答为肯定,则适合进行视频会议。否则,您可以考虑使用其他交流方式,例如电子邮件、聊天功能或电话。
 
请查看我们的信息图了解有关对此观点的另一看法:应该采用视频会议还是电子邮件?

     

应对会议疲劳的策略

一种方法是减少或控制要参加的视频会议数量。但考虑到您可能会持续受邀参加大量会议,您还需要采用其他策略。

罗技视频协作副总裁兼总经理 Scott Wharton 表示:“我们知道,低质量的音频和视频是两个导致疲劳的因素:人们在会议期间需要费力听清楚/看清楚具体内容。幸运的是,存在解决这些问题的好方法。”

查看本系列的第二部分,了解应对会议疲劳的 10 条具体建议

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