O cansaço gerado pelo aumento das reuniões por vídeo

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Ilustração de um monitor com uma webcam dedicada usada em reunião por vídeo

A videoconferência é uma das tecnologias que possibilitou o trabalho remoto durante a pandemia. Sem reuniões por vídeo, seria difícil para as empresas manter o trabalho remoto ou um modelo híbrido. No entanto, depois de um ano de trabalho remoto e reuniões por vídeo toda hora, muitos de nós estão dispostos a passar menos tempo em frente à câmera. Mas o problema é a videoconferência em si ou como a utilizamos?

Na primeira parte desta série de duas partes, vamos analisar por que as reuniões virtuais afetam as pessoas de forma diferente em chamadas de conferência e como ter menos reuniões por vídeo na sua agenda. Na segunda parte, vamos analisaras estratégias específicas para combater a fadiga causada por reuniões.

O que causa a fadiga de vídeo

Isto é o que sabemos: As pesquisas confirmam o que os funcionários presenciais já sabiam: passar muitas horas em videochamadas pode ser exaustivo. Esse fenômeno já está tão difundido que o termo “fadiga do Zoom” (devido à popularidade da plataforma) se tornou comum para descrever a sensação após um longo dia de entra e sai de reuniões.

A expressão mais precisa seria fadiga causada por reuniões virtuaishttps://whatis.techtarget.com/definition/Zoom-fatigue-virtual-meeting-fatigue. E isso é um problema.

O Dr. Gianpiero Petriglieri, professor na escola de negócios europeia INSEAD, sugere que a fadiga causada por reuniões virtuais ocorre porque as pessoas estão precisando prestar mais atenção aos sinais não verbais, como intensidade e tom de voz, expressões faciais e linguagem corporal. Isso faz com que a mente tenha que trabalhar mais do que teria em um cenário presencial.https://en.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue

O Dr. Jeremy Bailenson, da Universidade de Stanford, concorda com essa teoria. Segundo ele, as principais causas da fadiga causada por reuniões virtuais são “olhar fixamente para a tela por muito tempo, ver seu próprio reflexo por muitas horas ao dia, estar sempre no mesmo ambiente físico por um longo período e ter mais dificuldade para interpretar sinais não verbais”.https://www.cnbc.com/2021/05/25/firms-are-dialing-back-on-video-calls-to-avoid-zoom-fatigue.html

Esse “quadro” não era um problema generalizado antes da pandemia de COVID-19. Para funcionários trabalhando remotamente pela primeira vez, a videoconferência foi a salvação, proporcionando algum senso de normalidade, contato com colegas e capacidade de colaboração.

Mas será que essa solução se tornou algo exagerado? Talvez uma analogia ajude.

Ilustração de uma pessoa em uma reunião por vídeo

Semelhanças entre a fadiga causada por reuniões e a sobrecarga de e-mails

Para entender os problemas da fadiga causada por reuniões virtuais (e possíveis soluções), talvez seja bom refletir sobre o papel do e-mail no escritório moderno.

Todos sabemos como o e-mail pode ser avassalador e gerar muita ansiedade. Pode ser que você sinta que a constante troca de e-mails afeta a sua produtividade.

Mas a solução não é parar de usar o e-mail. Porque também reconhecemos o seu valor para os negócios e a comunicação no geral. Em vez disso, a solução pode ser aprender quando usá-lo.

Por exemplo, nem toda comunicação precisa ser feita por e-mail. Muitas vezes uma mensagem rápida ou ligação é o suficiente e ajuda a diminuir os threads de e-mail. Essas e outras estratégias podem ajudar as pessoas a gerenciar seus e-mails e não se sentirem sobrecarregadas.

Os mesmos princípios gerais podem ser aplicados a reuniões por vídeo. 

Ilustração de um monitor mostrando um calendário de reuniões

Uma abordagem mais criteriosa a reuniões por vídeo

Agora que sabemos o valor da videoconferência, não vamos abrir mão dela. Mas também sabemos que precisamos gerenciar melhor o número de reuniões por vídeo em nossa agenda para evitar a fadiga e o esgotamento.

Uma dica é: antes de agendar uma reunião por vídeo, pondere se ela é realmente necessária. É possível lidar com este assunto por bate-papo, Slack, Google Docs, Microsoft Teams ou até mesmo e-mail?

Veja alguns critérios para levar em conta ao decidir se uma reunião por vídeo é necessária:

  • Você tem muitas dúvidas complexas que não podem ser facilmente respondidas por e-mail?
  • É preciso uma discussão em grupo para chegar a um consenso?
  • Você precisa de uma resposta imediata, o que inviabiliza o e-mail?
  • A criação de afinidade com pessoas que você não conhece pessoalmente é importante?
  • Você precisa compartilhar ou discutir informações visuais, como ideias de design em um fórum ao vivo?
 
Se sua resposta a alguma dessas perguntas for “sim”, a reunião por vídeo é uma escolha apropriada. Caso contrário, considere outro modo de comunicação, como e-mail, bate-papo ou ligação.
 
Para ver essa ideia de outro ângulo, confira o nosso infográfico: Isto deveria ser uma reunião por vídeo ou um e-mail?

     

Estratégias para combater a fadiga causada por reuniões

Uma abordagem é reduzir ou gerenciar o número de reuniões por vídeo das quais você participa. Mas, como os convites provavelmente vão continuar chegando, você também precisa recorrer a outras estratégias.

“Sabemos que a baixa qualidade de áudio e vídeo é um fator que contribui para a fadiga, fazendo as pessoas se esforçarem para ver e ouvir durante as reuniões”, afirma Scott Wharton, vice-presidente e gerente geral de videocolaboração na Logitech. “Felizmente, existem boas soluções para lidar com esses fatores”.

Analise a segunda parte desta série para conferir 10 sugestões específicas para combater a fadiga causada por reuniões.

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