Artigo: Projetando nossos escritórios para o trabalho híbrido: O que aprendemos

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Escritório híbrido de plano aberto

Uma visão do escritório híbrido

No início de 2022, a Logitech aproveitou a oportunidade para repensar nossa pegada imobiliária a fim de otimizar para nossa força de trabalho híbrida recém-criada.

Nossa visão era criar um ambiente de classe mundial para funcionários e clientes, um lugar que unisse as pessoas e permitisse que elas experimentassem nossas soluções e nosso etos de marca de uma forma ideal.

Perguntamos se os funcionários voltariam ao escritório. O que o faria voltar? E, especificamente, como poderíamos aproveitar a tecnologia e os insights baseados em dados para criar uma ótima experiência para o funcionário?

“Como fazer para que o deslocamento dos nossos funcionários valha a pena? Começamos com uma revisão completa na forma como vemos e programamos o espaço. Adotamos uma abordagem de design centrada no ser humano, nos perguntando como o espaço físico pode apoiar a cultura, a inovação, a produtividade, o conforto e a diversão.”– David Houseman, chefe de experiência no local de trabalho, Logitech

Para nosso novo escritório em San Jose, Califórnia, nos concentramos em três objetivos abrangentes:

1. Priorizar a experiência do funcionário para tornar o escritório um lugar inspirador e desejável para trabalhar. Garanta que os funcionários possam ser o mais eficaz e produtivo possível.

2. Inspire o trabalho em equipe, permitindo que os funcionários colaborem sem atritos, especialmente com aqueles que estão em escritórios em todo o mundo.

3. Adote a flexibilidade, que permite nos ajustar às mudanças no tamanho da força de trabalho e às necessidades da sala de reunião à medida que surgem. Também queríamos a flexibilidade para receber eventos presenciais.

Usamos aprendizados e dados de recentes remodelações de nossos escritórios em Lausanne, Suíça, e Cork, Irlanda para informar a abordagem de San Jose. Analisamos dados e insights do uso real do escritório nesses locais e analisamos o comportamento dos funcionários para guiar nossa tomada de decisão.

Configuração de mesa compartilhada com cabines e salas de reunião

Uma das muitas áreas de mesa flexíveis e organizações de assentos colaborativas no escritório de San Jose.

Planejamento de espaço com base em dados

Pudemos visualizar os dados e observar as tendências de uso de salas e dispositivos usando o Logitech Sync, nosso software de gerenciamento de espaço e dispositivo remoto.

O Sync aproveita o recurso AI Viewfinder das câmeras Rally Bar e Rally Bar Mini para detectar os participantes na reunião, permitindo a “contagem de pessoas” mesmo quando o sistema da sala não está ativo para uma reunião com vídeo. Ele oferece relatórios sobre o uso das salas de reunião, incluindo o número de pessoas que utilizaram as salas de reunião e quais salas são mais usadas, tudo exibido no painel do Sync.

 

Painel do Sync para ver o uso da sala de reunião

 Exemplo de dados de sala de reunião no Sync.

Supomos que as salas pequenas ou espaços de reunião pequenos seriam usados principalmente para reuniões individuais, mas percebemos que eles estavam sendo usados regularmente para reuniões por vídeo. Na verdade, todas as salas de reunião eram usadas quase que exclusivamente para videochamadas.

“Nosso escritório em Cork foi um piloto de teste para o que íamos fazer em San Jose. De quantos pods de vídeo precisaremos? Quantos quartos de estilo médio? Quantos espaços colaborativos grandes? Por isso, dependemos muito de insights. Começamos a analisar novas métricas.” –Michael Barry, chefe de aceleração de videoconferência/B2B, Logitech

Também aprendemos que não tínhamos a proporção certa de salas pequenas e grandes. Achamos que as salas maiores seriam usadas para reuniões com muitas pessoas, e achamos que a sala de conferência típica para 10 a 12 pessoas seria a mais popular. Em um ambiente de trabalho híbrido, os espaços pequenos têm alta demanda. Não tínhamos o suficiente. Como resultado, nossas salas maiores geralmente eram ocupadas por uma ou duas pessoas porque todas as salas menores estavam reservadas.

Cabines telefônicas

Cabines telefônicas à prova de som equipadas comKit Logi Dockem salas para grupos.

Isto é o que nós realmente fizemos

Por fim, decidimos aumentar as salas de reunião e equipar elas com câmeras Rally Bar Huddle , que são criadas especificamente para espaços menores. 

Mas, é importante observar que incorporamos flexibilidade, tornando as salas fáceis de modificar para que pudéssemos mudar as configurações de nossa sala de reunião à medida que obtivéssemos novos insights. Para isso, era crucial ter os serviços de local de trabalho e de TI alinhados no início do processo.

Essas duas equipes trabalharam juntas para garantir que as salas e espaços fossem o mais flexível possível. Isso exigiu planejamento avançado durante a fase de construção em relação à fiação das salas, por exemplo. Optamos por pods de reunião modulares em vez da construção em parede rígida sempre que possível, permitindo o reposicionamento conforme necessário. Agora, mesmo mudanças significativas no escritório podem levar alguns dias, em vez de semanas ou meses.

“Ouvir as equipes e obter insights reais que obtemos de nossos dispositivos, fomos capazes de realmente idealizar como definimos nossas salas e qual tecnologia devemos colocar nelas.” –Michael Barry, chefe de aceleração de VC/B2B, Logitech

Também baseamos as decisões nos dados de uso , em vez dos dados de reserva, como quais salas foram realmente usadas e quantas pessoas estavam realmente na sala. Capturamos os dados no Sync usando o Logitech Tap Scheduler e o AI Viewfinder nas câmeras Rally Bar.

Salas pequenas

Sala de reunião equipada com a Rally Bar Huddle, a Scribe, o Tap IP e o Tap Scheduler para facilitar o check-in. Se ninguém fizer o check-in, a sala será lançada e ficará disponível para outras pessoas.

Além de otimizar as salas de reunião, fomos os primeiros a adotar nossos próprios produtos de mesa flexível. Isso inclui o Logi Dock Flex e nosso novo serviço de software de reserva de mesa da Logitech .

Painel de análise do Sync exibido em um monitor

Logi Dock Flex e um exemplo de como são os dados de reserva de mesa no Sync.

A inclusão de recursos de redes sociais no software de reserva de mesa torna mais fácil para os funcionários notificarem os colegas de trabalho sobre seus planos de estar no escritório, para que possam coordenar o que estão sentados juntos. Não é de surpreender que as pessoas estejam mais propensas a ir ao escritório quando os colegas de trabalho também estarão presentes.

A combinação de hardware/software do Logi Dock Flex e o software de reserva de mesa permite que os funcionários selecionem uma mesa com base na localização ou proximidade dos colegas de equipe e façam o check-in sem esforço quando chegarem ao escritório, conectando seu laptop com um cabo USB-C. Isso nos fornece os dados de uso real, que capturamos no Sync. E, assim como acontece com os dados da sala de reunião, nós extraímos os dados (check-ins reais em vez de reservas) para buscar tendências que informem nossa estratégia futura para o espaço de trabalho.

Escritório híbrido com espaços de trabalho casuais

Olhando para o futuro

Nossa abordagem está funcionando? Bem, é muito cedo para dizer. 

Continuamos sendo nosso próprio “laboratório vivo”, aprendendo à medida que avançamos e nos ajustando a um cenário de trabalho em mudança.

Estamos implantando novas tecnologias para escritório e videoconferências de forma rápida, com mínimo de tempo e esforço. Modificamos as salas de reunião conforme necessário e convertemos mesas em espaços de reunião e vice-versa, à medida que aprendemos como os funcionários usam o espaço. E estamos usando insights do Sync para guiar nossas decisões.

Por isso, confira as oito dicas principais para projetar um escritório híbrido e otimizar a experiência do funcionário:

  1. Adote uma mentalidade ágil, experimentando, testando e aprendendo à medida que avança

  2. Aproveite a tecnologia para obter insights baseados em dados

  3. Pressuponha que a maioria dos espaços será usada para videochamadas e prepare-se para isso.

  4. Alinhe os serviços de TI e os serviços do local de trabalho no início do processo

  5. Construa flexibilidade sempre que possível, facilitando a modificação das salas para que, à medida que você descobre novos insights, possa alterar as configurações da sala de reunião

  6. Basear decisões nos dados de uso, em vez de nos dados de reserva

  7. Elimine atritos e permita que os funcionários fluam facilmente de casa para o escritório com o software de reserva de mesa

  8. Abrace a aventura!

Se você estiver lidando com as complexidades do design híbrido, adoraríamos entrar em contato. Sinta-se à vontade para entrar em contato conosco para um tour pelo escritório da Logitech em San Jose. Nossa jornada é um trabalho em andamento e adoraríamos trocar ideias. 

Saiba mais sobre insights do Sync neste artigo.

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