Artikel: Inzichten van bedrijven die flexibele kantoren bouwen

GA NAAR HOOFDINHOUD
Pangea temporary hotfixes here
Logitech nieuwe kantoorweergave

Nu de wereld weer opengaat, willen steeds meer werkgevers dat mensen vaker, zo niet fulltime, terugkeren naar kantoor. Werknemers daarentegen verlangen vurig naar flexibele schema's en een betere balans tussen werk en privé. Kunnen de twee naast elkaar bestaan? Is het mogelijk om de kloof te overbruggen tussen wat werkgevers willen en wat werknemers willen? 

We wilden het huidige hybride landschap begrijpen. Daarom spraken we met experts van toonaangevende bedrijven zoals Indeed om inzicht te krijgen in wat ze doen: de do's en don'ts van het opzetten van een succesvolle hybride omgeving.

In dit artikel vatten we de geleerde lessen samen op basis van praktijkvoorbeelden. Hoe benaderen bedrijven hybride werken? Welke strategieën zijn succesvol gebleken?

Stel bedrijfsdoelen vast en zorg voor inbreng van werknemers

Dit hoorden we luid en duidelijk: Hoe uw hybride omgeving er ook uitziet, deze moet uw bedrijfsdoelstellingen ondersteunen. Natuurlijk wilt u dat uw werknemers gelukkig zijn, maar er moet ook structuur zijn over hoe, wanneer en waar mensen werken om ervoor te zorgen dat uw doelen worden bereikt. 

"Succesvolle bedrijven moeten zich vandaag de dag realiseren dat de resultaten zullen voortkomen uit het creëren van geweldige plekken om te werken en samen te werken, of dat nu op kantoor, thuis of een hybride situatie is", zegt David Brown, hoofd merkervaring bij DIRTT, die een geïndustrialiseerde constructie voor binnenruimtes biedt. "Het creëren van de juiste omgeving voor teams is de sleutel tot het behalen van resultaten."

De balans tussen bedrijfsdoelen en wat werknemers willen, vereist open communicatie. Leidinggevenden stellen de prioriteiten, maar werknemers moeten bij het gesprek worden betrokken om de hybride omgeving van hun organisatie te helpen definiëren. Deze samenwerking kan in het hele bedrijf plaatsvinden door middel van werknemersenquêtes of door discussies tussen managers en hun directe ondergeschikten om te bepalen wat het beste werkt voor iedereen.

 

Informele groepsvergadering

Maar wat u ook doet, verzamel niet alleen informatie van uw werknemers om het te laten lijken dat u hun inbreng wilt. Je moet het echt gebruiken. 

"Als je werknemers wilt betrekken bij het vragen om hun feedback, erken het dan op zijn minst en doe er iets mee", zegt Jenni Bedell, HR-consulting practice leader voor OneDigital, een adviesbureau voor verzekeringen, financiële diensten en HR. "Het ergste wat je kunt doen, is om feedback van werknemers vragen en het leidt nergens toe."

En verzamel de gegevens. U heeft input van werknemers nodig, maar u heeft ook realtime informatie nodig. Bekijk wanneer mensen het kantoor binnenkomen en waar ze meestal samenkomen. Bekijk welke kantoren en vergaderruimtes worden gebruikt, wanneer ze worden gebruikt en door hoeveel. Met al deze gegevens kunt u beginnen met het ontwerpen of opnieuw inrichten van uw kantoorruimte.

Ontwerp ruimtes rond mensen om menselijke verbinding voorop te stellen

Hoe mensen over werk denken, is de afgelopen jaren veranderd. Onze relatie met het kantoor, met elkaar en met het werk zelf blijft evolueren naarmate prioriteiten verschuiven en we ons realiseren hoe belangrijk menselijke verbinding is.

We hebben tijdens de pandemie bijvoorbeeld allemaal geleerd dat thuiswerken voordelen heeft, zoals de mogelijkheid om ons te concentreren op 'diep werken'. Maar thuiswerken heeft ook nadelen, waaronder een gebrek aan sociale interactie en meer wrijving in de samenwerking. Samen zijn en inspiratie putten uit elkaar is van cruciaal belang.

Wanneer we nu naar kantoren komen, willen we ruimtes die geschikt zijn voor samenwerking en sociale tijd, evenals zinvolle stille tijd om ons op onze eigen projecten te concentreren.

Bij Indeed, een bedrijf dat mensen de middelen biedt om vacatures te zoeken en erop te solliciteren, is het kantoor een ontmoetingsplek, maar voor verschillende doeleinden. De verkoopteams werken persoonlijk om sterkere mentorrelaties te bevorderen. Het team voor gebruikerservaring werkt aan verschillende onderzoeken en focusgroepen en profiteert van co-locatie. Anderen komen op locatie samen om werknemersgemeenschappen op te bouwen en in stand te houden, zoals een Latinx in Tech-groep of evenementen voor ouders en verzorgers.

Indeep-lobby austin tx

Afbeelding met dank aan Indeed

"Er zijn zoveel verschillende plekken waar je vergaderingen kunt houden, en dat is de afgelopen drie jaar een enorme verandering geweest", zegt Daniel Muraida, collaboration technology design manager bij Indeed. “En het helpt enorm. Ja, mensen doen dat op afstand, maar mensen vinden het ook leuk om met die groepen op kantoor samen te komen, omdat het barrières doorbreekt.

Wees bewust van flexibiliteit

Wanneer mensen het kantoor binnenkomen, moeten de fysieke ruimtes geschikt zijn om in groepen samen te komen of individueel te werken. Kantoorinrichting moet doordacht gebeuren en moet de mogelijkheid bieden om gemakkelijk van ruimte te wisselen. 

Deze flexibiliteit is iets waar DIRTT in uitblinkt. Het bedrijf bouwt dynamische ruimtes voor bedrijven en werkt samen met klanten om handige kantoren te creëren die aan hun behoeften voldoen. 

"Begin met de technologie en bouw verder op die ervaring", zegt Andy Nolloth, expert op het gebied van integratieve technologie bij DIRTT. "Denk aan de ervaring voor mensen in de ruimte, maar ook voor mensen buiten de ruimte."

Vuil kantoor

Afbeelding tegoed: James John Jetel, met dank aan DIRTT

Nolloth biedt verschillende suggesties om het gebruik van de ruimte te verbeteren. Denk aan de verlichting, akoestiek, opstellingen met meerdere schermen, audio met modulaire microfoons, enzovoort, zodat iedereen duidelijk te zien en te horen is tijdens vergaderingen. Bied technologie waarmee mensen op afstand ruimtes of ruimtes voor de dag kunnen boeken. En maak ruimtes flexibel.

Muraida van Indeed zegt dat vóór de pandemie veel vergaderruimtes van Indeed geschikt waren voor acht of meer personen. Maar nu er minder mensen fysiek bij elkaar komen, heeft het bedrijf de ruimtes opnieuw ontworpen om plaats te bieden aan twee tot drie deelnemers voor kleinere samenwerkingssessies. En die flexibiliteit in ruimtes stelt teams in staat om snel op ad-hocbasis samen te komen wanneer zich een probleem voordoet dat met een snelle huddle kan worden opgelost.

Zorg ervoor dat werknemers goed zijn uitgerust voor hybride werken

Onderzoek wijst uit dat het geven van flexibiliteit aan werknemers in hun dagelijkse schema's leidt tot een hogere productiviteit en een sterke organisatiecultuur. Het Pulse-rapport van het Future Forum toont aan dat in bedrijven die meer flexibiliteit bieden met schema's, werknemers zich beter kunnen concentreren (64%) en de algehele productiviteit verhogen (39%).

Flexibiliteit is zeker een voordeel van hybride werken. Maar het vereist meer dan alleen een verschuiving in de managementaanpak. Om hybride werken mogelijk te maken, moeten bedrijven investeren in technologie waarmee werknemers gemakkelijk kunnen schakelen tussen omgevingen: het thuiskantoor, een gedeeld bureau op kantoor, een vergaderruimte.

Want waar werknemers zich ook bevinden, ze moeten op gelijke voet kunnen samenwerken met hun collega's, vooral wanneer ze zich op verschillende locaties bevinden en virtueel vergaderen. We noemen dit 'gelijkheid in vergaderingen' en het is essentieel voor hybride werken. 

Helaas kunnen veel werknemers niet volledig deelnemen aan vergaderingen op afstand, deels omdat ze niet goed uitgerust zijn. Volgens recent onderzoek van Logitech zegt meer dan 85% van de werknemers op afstand te worstelen met audio en video.

Bedrijven zoals DIRTT nemen dit probleem serieus en streven ernaar het op te lossen. "We hebben mensen die zich nog niet op hun gemak voelen om terug te keren naar kantoor of thuis beter te werken", zegt Nolloth van DIRTT. "Ze zijn niet fysiek aanwezig op kantoor, maar met de juiste technologie kunnen ze toch een stem hebben aan tafel." Hij raadt bedrijven aan om werknemers de tools te geven die ze nodig hebben om zich betrokken te voelen bij het gesprek.

Externe werknemer rust werknemers uit voor hybride werken

Pluk de vruchten van hybride werken

Het voorzien van de juiste technologie en flexibiliteit in de planning van mensen kan leiden tot gelukkigere, productievere werknemers. In een competitief bedrijfsklimaat is de kans groter dat deze werknemers bij uw bedrijf blijven. 

"Wanneer je mensen in staat stelt hun beste werk te leveren en hen de mogelijkheid geeft om flexibel te zijn, wordt het een kwestie van eigendom", zegt Muraida van Indeed. "We hebben je de tools en de ruimte gegeven die je nodig hebt. Wat kunnen we nog meer bieden om je te helpen efficiënter te werken?"

Hoewel een hybride omgeving misschien even wennen is, is het een blijvertje. Als u er nu meer over nadenkt, kunt u een soepelere overgang creëren die leidt tot algehele productiviteit en efficiëntie. Uiteindelijk zullen bedrijven die zich aanpassen aan hybride werken op de lange termijn succesvoller zijn. En dat geldt ook voor hun werknemers.

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Frost and Sullivan-logo op Rally Bar voor Microsoft Teams Rooms op Windows
Inzichten

Frost & Sullivan evalueert Rally Bar voor Microsoft Teams Rooms op Windows

Analisten bij Frost & Sullivan delen hun ervaringen met het configureren, installeren, beheren en gebruik van Rally Bar voor Microsoft Teams Rooms op Windows.
Afbeelding van mensen in een videovergadering
Inzichten

Vier voordelen van videovergaderingen voor kleine bedrijven

Lees dit e-book en ontdek hoe videovergaderingen de werknemers met elkaar in contact brengt, communicatie en samenwerking verbetert en geld bespaart voor kleine bedrijven.
Logo van Frost and Sullivan op Rally Bar voor Zoom Rooms-apparaten
Inzichten

Frost & Sullivan evalueert Rally Bar voor Zoom Room-apparaten

De analisten van Frost & Sullivan delen hun ervaringen met het configureren, installeren, beheren en gebruik van Rally Bar als een Zoom Rooms Appliance.
Open kantoorindeling met apparatuur voor videosamenwerking
Inzichten

Cyberbeveiliging verbeteren met veilige randapparatuur | Logitech B2B

Whitepaper downloaden. Meer informatie over de verborgen beveiligingsrisico's van randapparatuur en het vermogen van veilige verbindingen om cyberaanvallen te verminderen
zoekpictogram

Blader door categorieën:

MAAK KENNIS MET LOGITECH

Winkelwagen

Uw winkelwagen is momenteel leeg. Ga nu winkelen