Artikel: Inzichten van bedrijven die flexibele kantoren bouwen

GA NAAR HOOFDINHOUD
Pangea temporary hotfixes here
Logitech nieuwe kantoorweergave

Nu de wereld weer opengaat, willen steeds meer werkgevers dat mensen vaker, zo niet fulltime, naar kantoor terugkeren. Werknemers daarentegen verlangen vurig naar flexibele roosters en een betere balans tussen werk en privé. Kunnen de twee naast elkaar bestaan? Is het mogelijk om de kloof te overbruggen tussen wat werkgevers willen en wat werknemers willen? 

We wilden het huidige hybride landschap begrijpen. Daarom spraken we met experts van toonaangevende bedrijven zoals Indeed om inzicht te krijgen in wat ze doen: de do's en don'ts van het opzetten van een succesvolle hybride omgeving.

In dit artikel vatten we de geleerde lessen samen op basis van praktijkvoorbeelden. Hoe gaan bedrijven om met hybride werken? Welke strategieën zijn succesvol gebleken?

Stel zakelijke doelstellingen in en neem de input van medewerkers op

Hier is één ding dat we luid en duidelijk hoorden: Hoe uw hybride omgeving er ook uitziet, deze moet uw bedrijfsdoelstellingen ondersteunen. Natuurlijk wilt u dat uw medewerkers gelukkig zijn, maar er moet ook structuur zijn rond hoe, wanneer en waar mensen werken om ervoor te zorgen dat uw doelen worden bereikt. 

"Succesvolle bedrijven moeten zich realiseren dat resultaten zullen komen door het creëren van geweldige plekken om te werken en samen te werken, of dat nu op kantoor, thuis of een hybride situatie is", zegt David Brown, hoofd merkervaring bij DIRTT, die zorgt voor geïndustrialiseerde constructie voor binnenruimtes. "Het creëren van de juiste omgeving voor teams is de sleutel tot het behalen van resultaten." 

De balans tussen bedrijfsdoelen en wat medewerkers willen vraagt om open communicatie. Leiders stellen de prioriteiten, maar werknemers moeten bij het gesprek worden betrokken om de hybride omgeving van hun organisatie te helpen definiëren. Deze samenwerking kan bedrijfsbreed plaatsvinden door middel van werknemersonderzoeken of door discussies tussen managers en hun directe ondergeschikten om te bepalen wat het beste werkt voor iedereen.

 

Informele groepsbijeenkomst

Maar wat u ook doet, verzamel niet alleen informatie van uw medewerkers zodat het lijkt alsof u hun inbreng wilt. Je moet het echt gebruiken. 

"Als je werknemers wilt betrekken bij het vragen om feedback, erken het dan op zijn minst en doe er iets mee", zegt Jenni Bedell, HR-consulting practice leader voor OneDigital, een adviesbureau voor verzekeringen, financiële diensten en HR-advies. "Het ergste wat je kunt doen, is feedback van medewerkers vragen en het leidt nergens toe."

En verzamel de gegevens. Je hebt input van medewerkers nodig, maar je hebt ook realtime informatie nodig. Bekijk wanneer mensen het kantoor binnenkomen en waar ze de neiging hebben om samen te komen. Bekijk welke kantoren en vergaderruimten worden gebruikt, wanneer en door hoeveel. Met al deze gegevens kun je vervolgens aan de slag met het inrichten of herinrichten van je kantoorruimte.

Ontwerp ruimtes rond mensen om menselijke connecties voorop te stellen

Hoe mensen over werk denken, is de afgelopen jaren veranderd. Onze relatie met het kantoor, met elkaar en met het werk zelf blijft evolueren naarmate de prioriteiten verschuiven en we beseffen hoe belangrijk menselijke verbinding is.

We hebben bijvoorbeeld tijdens de pandemie allemaal geleerd dat thuiswerken voordelen heeft, zoals de mogelijkheid om ons te concentreren op 'deep work'. Maar thuiswerken heeft ook nadelen, waaronder een gebrek aan sociale interactie en meer wrijving in samenwerking. Samen zijn en inspiratie uit elkaar halen is van levensbelang.

Als we nu kantoren binnenkomen, willen we ruimtes die plaats bieden aan gezamenlijk werk en sociale tijd, evenals zinvolle stille tijd om ons op onze eigen projecten te concentreren.

Bij Indeed, een bedrijf dat mensen de middelen biedt om vacatures te zoeken en erop te solliciteren, is het kantoor een ontmoetingsplaats, maar voor verschillende doeleinden. De verkoopteams werken persoonlijk om sterkere mentorrelaties te bevorderen. Het gebruikerservaringsteam werkt aan verschillende onderzoeken en focusgroepen en profiteert van co-locatie. Anderen ontmoeten elkaar ter plaatse om werknemersgemeenschappen op te bouwen en in stand te houden, zoals een Latinx in Tech-groep of evenementen voor ouders en verzorgers.

Indeep lobby austin tx

Afbeelding met dank aan Indeed

"Er zijn zoveel verschillende plekken waar je vergaderingen kunt houden, en dat is de afgelopen drie jaar een enorme verandering geweest", zegt Daniel Muraida, collaboration technology design manager bij Indeed. “En het is een enorme hulp. Ja, mensen doen dat op afstand, maar mensen vinden het ook heel leuk om met die groepen op kantoor samen te komen, omdat het barrières doorbreekt.”

Wees bewust van flexibiliteit

Wanneer mensen het kantoor binnenkomen, moeten de fysieke ruimtes geschikt zijn om in groepen samen te komen of individueel te werken. Het ontwerp van een kantoor moet doordacht worden gedaan en met de mogelijkheid om gemakkelijk van ruimte te veranderen. 

Deze flexibiliteit is iets waar DIRTT in uitblinkt. Het bedrijf bouwt dynamische ruimtes voor bedrijven en werkt samen met klanten om handige kantoren te creëren om aan hun behoeften te voldoen. 

"Begin met de technologie en bouw rond die ervaring", zegt Andy Nolloth, expert op het gebied van integratieve technologie bij DIRTT. “Denk aan de beleving voor mensen in de kamer, maar ook voor mensen buiten de kamer.”

vuil kantoor

Afbeelding tegoed: James John Jetel, met dank aan DIRTT

Nolloth biedt verschillende suggesties om het ruimtegebruik te verbeteren. Denk aan licht, akoestiek, multi-screen opstellingen, audio met modulaire microfoons, enzovoort, zodat iedereen duidelijk te zien en te horen is tijdens vergaderingen. Bied technologie waarmee mensen op afstand kamers of ruimtes voor de dag kunnen boeken. En bouw ruimtes om kneedbaar te zijn.

Muraida van Indeed zegt dat vóór de pandemie veel vergaderruimten van Indeed acht of meer mensen zouden herbergen. Maar nu er minder mensen persoonlijk bij elkaar komen, heeft het bedrijf de kamers opnieuw ontworpen om plaats te bieden aan twee tot drie deelnemers voor kleinere samenwerkingssessies. En die flexibiliteit in ruimtes stelt teams in staat om ad hoc snel samen te komen wanneer zich een probleem voordoet dat met een snelle hap kan worden opgelost.

Zorg ervoor dat werknemers goed zijn uitgerust voor hybride werk

Onderzoek suggereert dat het geven van flexibiliteit aan werknemers in hun dagelijkse schema's leidt tot een hogere productiviteit en sterke organisatieculturen. Het Pulse-rapport van het Future Forum laat zien dat in bedrijven die meer flexibiliteit bieden met schema's, werknemers zich beter kunnen concentreren (64%) en de algehele productiviteit verhogen (39%).

Flexibiliteit is zeker een voordeel van hybride werken. Maar het vereist meer dan alleen een verschuiving in de managementaanpak. Om hybride werken mogelijk te maken, moeten bedrijven investeren in technologie waarmee werknemers gemakkelijk tussen omgevingen kunnen stromen: het thuiskantoor, een gedeeld bureau op kantoor, een vergaderruimte.

Want waar medewerkers zich ook bevinden, ze moeten op gelijke voet kunnen samenwerken met hun collega's, vooral wanneer ze zich op verschillende locaties bevinden en virtueel vergaderen. We noemen dit 'meeting equity' en het is essentieel voor hybride werk. 

Helaas zijn veel medewerkers niet in staat om op afstand volledig deel te nemen aan vergaderingen, deels omdat ze niet goed zijn uitgerust. Volgens recent onderzoek van Logitech zegt meer dan 85% van de telewerkers dat ze moeite hebben met audio en video.

Bedrijven zoals DIRTT nemen dit probleem serieus en streven ernaar het op te lossen. "We hebben mensen die zich nog niet op hun gemak voelen om terug op kantoor te komen of die thuis beter werken", zegt Nolloth van DIRTT. “Ze zijn niet fysiek aanwezig op kantoor, maar met de juiste technologie kunnen ze toch een stem hebben aan tafel.” Hij raadt bedrijven aan om werknemers de tools te geven die ze nodig hebben om zich betrokken te voelen bij het gesprek.

Externe werknemer rust werknemers hybride werk uit

Pluk de vruchten van hybride werk

Het verstrekken van de juiste technologie en flexibiliteit met de planningen van mensen kan leiden tot gelukkigere, productievere werknemers. In een competitief ondernemingsklimaat zullen deze medewerkers eerder bij uw bedrijf blijven. 

"Als je mensen in staat stelt hun beste werk te doen en ze de mogelijkheid geeft om flexibel te zijn, wordt het een eigendomskwestie", zegt Muraida van Indeed. "We hebben je de tools en de ruimte gegeven die je nodig hebt - wat kunnen we je nog meer bieden om je efficiënter te laten werken?"

Hoewel een hybride omgeving misschien even wennen is, is het hier om te blijven. Als u er nu meer over nadenkt, kunt u een soepelere overgang creëren die zal leiden tot algehele productiviteit en efficiëntie. Uiteindelijk zullen bedrijven die zich aanpassen aan hybride werk op de lange termijn succesvoller zijn. En hun medewerkers ook.

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Bedrijven geven werkplekken opnieuw vorm

E-book: Hoe geven bedrijven werkruimtes opnieuw vorm?

Ontdek hoe bedrijven de werkplek opnieuw vormgeven door prioriteit te geven aan menselijk contact en ruimtes te ontwerpen met het oog op mensen. E-book downloaden
Betere ergonomie stimuleert het welzijn en de productiviteit van werknemers

Artikel: Betere ergonomie stimuleert het welzijn en de productiviteit van werknemers

Lees dit artikel om te ontdekken hoe IT de gezondheid en de productiviteit van werknemers kan verbeteren door middel van ergonomische tools en tips.
Logi Dock

Whitepaper: Maak beter hybride werken mogelijk met Logi Dock

Deze whitepaper onderzoekt wat er nodig is om hybride werken eenvoudig en gelijkwaardig te maken, en hoe de alles-in-één oplossing, Logi Dock, kan helpen dit mogelijk te maken.
Open hybride kantoor
Inzichten

Artikel: Onze kantoren ontwerpen voor hybride werken: Wat we hebben geleerd

Hoe benut je technologie en optimaliseer je ruimtes om van je kantoor een magneet voor werknemers te maken? Lees deze casestudy om te zien wat we hebben gedaan en wat we ervan hebben geleerd.

MAAK KENNIS MET LOGITECH

Winkelwagen

Uw winkelwagen is momenteel leeg. Ga nu winkelen