3 consigli per chi lavora da remoto

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Webcam Logitech Brio montata su un laptop per videoconferenze

Poter lavorare da casa non è solo un vantaggio sul posto di lavoro. Il lavoro da remoto è spesso una necessità per garantire la continuità aziendale quando si verificano eventi imprevisti. Oltre a creare uno spazio di lavoro privo di distrazioni, chi lavora da remoto dovrebbe prestare attenzione a questi consigli di galateo, che sono specifici per l’home office.

Consiglio #1: Comunicare, comunicare, comunicare

Il primo, il secondo, il terzo e il ventesimo punto della lista dovrebbero garantire il mantenimento di un'eccellente comunicazione con i colleghi e il manager. Questo ti aiuterà a tenere sotto controllo i piccoli dettagli di lavoro che spesso si sviluppano nel corso di riunioni improvvisate in ufficio, che possono essere più difficili da seguire quando sei in remoto e altri dipendenti sono sul posto.

Per evitare malintesi nella comunicazione e assicurarti che la tua voce venga ascoltata, adotta un approccio “in caso di dubbio, chiedi”. In questo modo si può evitare di pensare al peggio quando i colleghi rimangono in silenzio più a lungo del normale o quando un commento in un'e-mail sembra sottintendere qualcosa di negativo. 

Problemi potenziali come questi rivelano quanto sia importante essere il più chiari possibile nelle comunicazioni, dato che lavorerai principalmente senza le indicazioni non verbali che danno il tono a uno scambio. I commenti occasionali o i tentativi di umorismo possono essere facilmente fraintesi, pertanto è fondamentale che tutti i messaggi di testo siano formulati con attenzione. Per questi motivi, la comunicazione tramite audio o videoconferenza è fondamentale, in quanto aiuta a ridurre i malintesi e a rafforzare le relazioni di lavoro.

Consiglio #2: Scopri la tua tecnologia

Essere sicuri e alfabetizzati con la tecnologia necessaria durante la giornata lavorativa è particolarmente importante quando si lavora da remoto. Il lavoro da remoto significa che non potrai più chiedere assistenza immediata al guru della tecnologia in loco e che non vuoi essere tu la persona che interrompe i flussi di lavoro dei colleghi con domande tecniche di base.

In quanto dipendente da remoto, è particolarmente importante sentirsi a proprio agio con la piattaforma e le soluzioni per videoconferenze. Prodotti come Google Hangouts Meet, Microsoft Teams e Zoom sono intuitivi e consentono di avviare facilmente una sessione di chat video per connettersi e collaborare con i colleghi. Anche un hardware di alta qualità e facile da usare può essere d’aiuto. Una webcam con impostazioni personalizzabili, una frequenza di quadro elevata e un software di correzione automatica dell'illuminazione possono rendere le videoconferenze più semplici e divertenti, eliminando la necessità di regolare manualmente le impostazioni.

Le cuffie con microfono sono un altro strumento che ti consigliamo di utilizzare meglio; possono migliorare la qualità audio ed eliminare il rumore di fondo, consentendoti di condividere chiaramente i tuoi pensieri e ascoltare gli altri senza distrazioni. La cuffia con microfono wireless con abilitazione Bluetooth offre una maggiore libertà di movimento ed è perfetta per le videoconferenze dalla tua scrivania a casa o da un bar della tua zona. 

Scoprire i dettagli delle tecnologie che usi regolarmente è una componente importante del comportamento a distanza, ma lavorare da remoto non significa che si rimarrà senza aiuto in caso di problemi. L’assistenza tecnica da remoto può essere limitata in qualche modo (un IT worker non sarà in grado di manipolare fisicamente il tuo computer), ma la maggior parte dei problemi tecnici ora può essere risolta da una postazione remota o di persona. Per aiutare i lavoratori da remoto con problemi tecnici che non possono essere risolti a distanza, alcune aziende stanno collaborando con centri di riparazione locali o supporti tecnici che possono andare in aiuto dei dipendenti che lavorano da remoto.

Consiglio #3: Non scompaiono

Una volta che ti siedi sulla sedia del tuo home office e apri l’e-mail per iniziare la giornata, potresti notare qualcosa di insolito. Tu ascolti, ma senti solo i rumori di casa tua. Non ci saranno più mormorii in fondo al corridoio, telefoni che squillano a caso e non sentirai bussare alla porta del tuo ufficio. Sarai solo, senza distrazioni, ma anche senza il vantaggio delle interazioni sociali con i colleghi che possono mantenerti coinvolto e far parte della cultura aziendale.

Una conseguenza di ciò è che rendere visibile il lavoro svolto e ricevere un riconoscimento adeguato per esso a volte può essere complicato. Per ovviare a questo problema, chiedi ai tuoi supervisori di sviluppare risultati e metriche in linea con le tue responsabilità, in modo che sia chiaro quando gli obiettivi vengono raggiunti e superati.

Anche mantenere relazioni sociali intense con i colleghi è un compito difficile per chi lavora da remoto. Ancora più difficile è stabilire nuove relazioni tra colleghi con cui lavori per la prima volta. Parlare a distanza con i colleghi può essere scomodo, ma è possibile farlo in modo semplice e autentico. Ritagliati del tempo durante la giornata lavorativa per chiedere alle persone con cui lavori come sta andando la giornata. Se ti trovi nelle tue vicinanze, invitali a pranzo o a una sessione di collaborazione al bar. Rimarrai sorpreso di quanto sia possibile creare un legame sociale con questi semplici gesti. 

Durante la giornata lavorativa, fai sapere ai tuoi colleghi quando hai bisogno di aiuto e mettiti a disposizione per supportarli se necessario. In questo modo i vostri colleghi diventano dei veri e propri partner “delle responsabilità”, in grado di avvisarvi quando non siete in regola o rischiate di non rispettare scadenze importanti Inoltre, consente di rendere il tuo contributo più evidente, sia per i manager che per i membri del tuo team.

Se ti senti lontano dal tuo team, una videochiamata può aiutarti a connetterti con i tuoi colleghi. Le attuali soluzioni per videoconferenze, facili da usare, offrono opzioni di comunicazione basate su app che ti consentono di effettuare chiamate dal tuo telefono o tablet così come dal tuo computer. Potresti anche organizzare un pranzo virtuale con un collega tramite la chat video. Queste opzioni ti aiuteranno a rimanere in contatto socialmente con i tuoi colleghi, migliorando in ultima analisi la produttività da entrambi i lati. 

Migliorare le regole del lavoro da remoto rafforza la tua posizione

In definitiva, le basi del galateo del lavoro da remoto si riducono a semplice riflessione e accuratezza. Dovrai mantenere aperti i canali di comunicazione con i colleghi e il management, mantenendo il coinvolgimento a livello sociale. Le metriche di produzione dovrebbero essere in linea con la tua funzione professionale e tu e il tuo manager dovreste essere in grado di determinare facilmente la vostra situazione in ogni momento. Utilizzando tutti gli strumenti tecnici a tua disposizione e ampliando le tue conoscenze in merito a tali strumenti, la tua vita lavorativa da remoto sarà più produttiva e gratificante.

Con l’aumentare della tendenza al lavoro da remoto, dipendenti, manager e politiche aziendali diventeranno più in sintonia con le esigenze dei lavoratori a distanza e più abili nell’integrarli e supportarli. Nel frattempo, un’attenta disciplina per il lavoro da remoto renderà questo processo più rapido e semplice e ti aiuterà a rimanere un membro visibile e prezioso del team.

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