Pouvoir travailler à domicile ne représente pas seulement un avantage. Le travail à distance est souvent une nécessité pour assurer la continuité des activités en cas d'événements imprévus. En plus de mettre en place un espace de travail sans distraction, les travailleurs à distance doivent suivre ces conseils, qui sont uniques au cas du télétravail.

Conseil n°1: Communiquez, communiquez, communiquez

Les premier, deuxième, troisième et vingtième éléments de votre liste des règles d'or devraient être de maintenir une excellente communication avec vos collègues et votre responsable. Ainsi, vous resterez au courant des petits détails du travail qui surviennent souvent au cours des sessions collaboratives impromptues au bureau et qui peuvent être plus difficiles à suivre lorsque vous êtes à distance et que d'autres employés sont sur place.

Afin d'éviter les malentendus dans la communication et de vous assurer que votre voix est entendue, n'hésitez pas à poser des questions en cas de doute. Cette approche peut vous empêcher d'imaginer le pire lorsque vos coéquipiers restent silencieux plus longtemps que la normale ou lorsqu'un commentaire dans un e-mail vous semble négatif. 

Des problèmes potentiels comme ceux-ci révèlent à quel point il est important d'être aussi clair que possible lors de vos échanges car vous n'aurez pas accès à la communication non verbale qui donne le ton d'une conversation. Les remarques désinvoltes ou les tentatives d'humour peuvent être facilement mal interprétées, rendant de ce fait la formulation de toutes les communications textuelles essentielle. Ainsi, la communication par audioconférence ou visioconférence est cruciale car elle contribue à réduire les malentendus et à renforcer les relations professionnelles.

Conseil n°2: Devenez un pro de la technologie

Connaître la technologie que vous devez utiliser pendant votre journée de travail est particulièrement important lorsque vous travaillez à distance. Le télétravail signifie que vous ne pourrez plus demander à votre technicien informatique sur place une assistance immédiate et vous ne voulez pas déranger vos collègues avec des questions techniques de base.

En tant que collaborateur à distance, il est particulièrement important que vous vous sentiez à l'aise avec votre plateforme et votre équipement de visioconférence. Des produits tels que Google Hangouts Meet, Microsoft Teams et Zoom sont intuitifs à utiliser et permettent de lancer facilement une session de chat vidéo pour communiquer et collaborer avec vos collègues. Un matériel de haute qualité et facile à utiliser peut également vous aider. Une webcam avec des paramètres personnalisables, une fréquence d'images élevée et un logiciel de correction d'éclairage automatique peut rendre la visioconférence plus facile et plus agréable en éliminant la nécessité de régler manuellement les paramètres.

Les casques représentent un autre outil qui peut vous apporter un certain confort: ils peuvent améliorer la qualité audio et supprimer le bruit de fond, vous permettant ainsi de partager clairement vos pensées et d'écouter les autres sans distraction. Un casque sans fil compatible Bluetooth offre une plus grande liberté de mouvement, parfait pour la visioconférence depuis le bureau de votre domicile ou un café alentour. 

Apprendre les tenants et aboutissants de la technologie que vous utilisez régulièrement est un élément important d'une bonne politique de travail à distance, mais le télétravail ne signifie pas que vous serez livré à vous-même si vous rencontrez un problème. Le support technique à distance peut être limité à certains égards (un informaticien ne sera pas en mesure de manipuler physiquement votre ordinateur) mais la plupart des problèmes techniques peuvent désormais être résolus aussi facilement à distance qu'en personne. Pour aider les télétravailleurs rencontrant des problèmes techniques qui ne peuvent pas être résolus à distance, certaines entreprises s'associent à des ateliers de réparation locaux ou des fournisseurs d'assistance technique qui peuvent venir en aide aux collaborateurs travaillant depuis leur domicile.

Conseil n°3: Ne devenez pas invisible

Une fois assis sur votre chaise de bureau à domicile, vous ouvrez votre boîte mail pour commencer votre journée et vous remarquez quelque chose d'inhabituel. Vous écoutez, mais n'entendez que les sons de votre maison. Il n'y a plus de murmures dans l'open space, plus de téléphones qui sonnent au hasard et plus de collègues qui viennent vous déranger. Vous êtes seul, sans distraction certes, mais aussi sans les avantages des interactions sociales avec vos collègues qui peuvent vous aider à vous motiver et à faire partie de la culture de votre entreprise.

L'une des conséquences de ce cas de figure est qu'il peut être délicat de rendre votre travail visible et de recevoir une reconnaissance appropriée. Pour surmonter ce problème, concertez-vous avec vos responsables pour mettre en place des éléments livrables et des mesures qui correspondent à vos responsabilités afin de voir clairement lorsque les objectifs sont atteints et dépassés.

Le maintien de relations sociales étroites avec les collègues s'avère également une tâche difficile pour les travailleurs à distance. Il est encore plus difficile d'établir de nouvelles relations avec des collègues avec lesquels vous travaillez pour la première fois. Discuter avec vos collègues de loin peut sembler inconfortable, mais cela peut se faire facilement et authentiquement. Réservez-vous du temps pendant la journée de travail pour demander à quelqu'un avec qui vous travaillez comment se passe sa journée. Si vous êtes situé dans la même région géographique, invitez vos collègues à vous rencontrer pour un déjeuner ou une session de travail dans un café. Vous serez surpris de voir à quel point un lien social peut être établi grâce à ces actes simples. 

Pendant la journée de travail, faites savoir à vos collègues quand vous avez besoin d'aide et mettez-vous à leur disposition pour les aider au besoin. De ce fait, vos collègues deviennent des soutiens inégalables qui peuvent vous alerter lorsque vous n'êtes pas sur la bonne voie ou risquez de manquer des délais importants. Ainsi, vos contributions sont plus visibles, tant pour vos responsables que pour les membres de votre équipe.

Si vous vous trouvez loin de vos collègues, un appel vidéo peut vous aider à créer des liens. Les solutions de visioconférence actuelles, légères et faciles à utiliser, présentent des options de communication basées sur les applications afin que vous puissiez passer un appel à partir de votre téléphone ou tablette ainsi que de votre ordinateur. Vous pouvez même organiser un déjeuner virtuel avec un collègue en utilisant le chat vidéo. Ces options vous aideront à rester en contact socialement avec vos collègues et améliorant finalement la productivité de tous. 

Améliorer votre politique de travail à distance renforce votre position

En conclusion, les bases d'une bonne politique de travail à distance se résument à un peu de prévenance et de minutie. Vous devrez garder les canaux de communication ouverts avec vos collègues et la direction, tout en restant engagé sur le plan social. Les éléments de mesure de productivité doivent être alignés avec votre fonction, et vous, ainsi que votre responsable, devez être en mesure de déterminer facilement où vous vous situez à tout moment. L'utilisation de tous les outils techniques à votre disposition et le renforcement de votre compréhension de ces outils rendront également votre travail à distance plus productif et plus gratifiant.

À mesure que la tendance du télétravail se développe, les employés, les responsables et les politiques d'entreprises deviendront plus sensibles aux besoins des travailleurs à distance et plus aptes à les intégrer et à les soutenir. En attendant, une politique de travail à distance réfléchie rendra ce processus plus rapide et plus facile, et vous aidera à rester un membre visible et apprécié de l'équipe.