Artikel: Büroräume für Telearbeit sinnvoll gestalten

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Büroräume für Telearbeit sinnvoll gestalten

Obwohl Telearbeit zum Standard wird, investieren viele Unternehmen weiterhin in Büroräume und schaffen hybride Lösungen, die sowohl persönliche als auch virtuelle Teilnehmer berücksichtigen. Neben der hybriden Arbeit ist es auch erforderlich, die Büros für die Zusammenarbeit zu optimieren. Dafür ist eine durchdachte, benutzerfreundliche Videokonferenztechnologie gefragt, die für die IT-Abteilung einfach einzurichten, bereitzustellen, zu skalieren und zu warten ist.

Wenn Unternehmen allerdings ein Flickenteppich von Technologien einsetzen, die teuer in der Anschaffung und Wartung sind und oft spezielle Geräte und Kenntnisse erfordern, wird die Zusammenarbeit im Büro erschwert. In diesen Fällen müssen die IT-Abteilung und das Facility-Team oft eine kontraproduktive Kombination aus hohem Schulungs-, Wartungs- und Supportaufwand und geringer Akzeptanz durch die Mitarbeiter in Kauf nehmen.

Das Ziel: Hindernisse bei Meetings beseitigen

Die Gestaltung einer Umgebung zur Förderung der Zusammenarbeit beginnt bereits vor dem Konferenzraum. Entscheidend dabei ist, Hindernisse aus dem Weg zu räumen, d. h. alles, was die Mitarbeiter daran hindert, zusammenzuarbeiten und produktiv zu sein. Beispiele für Hindernisse im Büro: Mitarbeiter, die den passenden Besprechungsraum nicht rechtzeitig finden oder mit der komplexen Ausstattung von Konferenzräumen zu kämpfen haben.

Im Idealfall ist das Büro so eingerichtet, dass die Mitarbeiter produktiv sind und nicht aus ihrem Arbeitsfluss gerissen werden. Hilfsmittel wie Planungspanels können in dieser Hinsicht einen großen Unterschied machen. Auf einen Blick und ohne Unterbrechung können Planungspanels:

  • Die Verfügbarkeit eines Konferenzraums aus der Ferne anzeigen.
  • Den Mitarbeitern ermöglichen, zur richtigen Zeit den richtigen Raum für ihre Bedürfnisse zu finden.
  • Kontextinformationen auf dem Bildschirm anzeigen, z. B. den Namen und die Uhrzeit des Meetings.

 
Mit solchen Investitionen können Sie nützliche Informationen in Echtzeit in die Büroräume integrieren und so die Hindernisse bei minimalem Wartungsaufwand minimieren.

Alle Mitarbeiter (unabhängig von ihren technischen Kenntnissen oder Erfahrungen) sollten in jedem Raum schnell und einfach plattformübergreifende Videokonferenzen veranstalten können, z. B. über Microsoft Teams, Zoom und anderen. Die Investition in intuitive Touch-Controller ist eine Möglichkeit, eine nahtlose, einheitliche Erfahrung zu bieten, die IT-Supportanfragen reduziert und die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsfluss unterstützt.

Abbildung: Büroräume für Telearbeit sinnvoll gestalten

Bessere und gleichberechtigte Meetings durchführen

In der neuen Arbeitswelt führen wir immer häufiger Meetings mit vielen Personen unabhängig von ihrem Standort durch. Ein weiteres Beispiel für Hindernisse ist, dass Remote-Teilnehmer im Vergleich zu Präsenzteilnehmern eine ungleiche Erfahrung machen. Hochwertige Systeme für Konferenzräume sind daher für einen besseren Zugang und mehr Inklusion unerlässlich geworden.

Um bessere, gleichberechtigte, einfache und automatische Meetings durchführen zu können, gibt es mehrere Voraussetzungen:

  • Die Audio- und Videokomponenten sind für die Größe und Aufteilung des Raums optimiert.
  • Präsenz- und Remote-Teilnehmer können gleich gut sehen und gesehen werden.
  • Präsenz- und Remote-Teilnehmer können gleich gut hören und gehört werden.
  • Remote-Teilnehmer können uneingeschränkt zusammenarbeiten, z. B. beim Whiteboarding.

 
Die Optimierung des Büros für Zusammenarbeit und hybrides Arbeiten erfordert eine Kombination von Faktoren. Dabei wird ein umfassender Ansatz verfolgt, der die Erfahrungen der Mitarbeiter vor, während und nach einem Meeting berücksichtigt. Darüber hinaus wird Wert darauf gelegt, dass die Präsenz- und die Remote-Teilnehmer gleichgestellt sind.

Das Ergebnis: Die Mitarbeiter werden befähigt und die IT-Abteilung und das Facility-Team sind in der Lage, nicht mehr nur reaktiv, sondern proaktiv zu handeln. Es ist eine spannende Möglichkeit für diese Teams, ihre Vision umzusetzen, einen Mehrwert für ihr Unternehmen zu schaffen und ihr Fachwissen in dieser Umbruchzeit einzubringen.

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